Die Fristen im Überblick
Drei Stichtage entscheiden, was für Sie gilt:
- —Seit 01.01.2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine E-Mail mit XML-Anhang darf nicht mehr abgelehnt werden.
- —Ab 01.01.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
- —Ab 01.01.2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle — auch Freiberufler und Kleinunternehmer nach §19 UStG.
Was zählt als E-Rechnung — und was nicht?
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland praktisch: XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML).
Ausdrücklich keine E-Rechnung sind: ein normales PDF aus Word, ein Scan, ein Fax oder eine Papierrechnung. Diese gelten künftig nur noch als ‚sonstige Rechnungen' und erfüllen die Pflicht im B2B-Geschäft nicht.
Was Freiberufler und Kleinunternehmer jetzt tun sollten
Erstens: Empfang sicherstellen — Sie brauchen einen Weg, XML-Rechnungen zu lesen. Unser kostenloser Viewer zeigt jede XRechnung und ZUGFeRD-Datei als normale, lesbare Rechnung an.
Zweitens: Ausstellung vorbereiten. Sie müssen dafür weder Ihre Word- oder Excel-Vorlage aufgeben noch ein Abo abschließen: Unser Konverter macht aus Ihrer fertigen PDF-Rechnung eine konforme ZUGFeRD- oder XRechnung — Sie prüfen die Angaben und laden die Datei herunter.